機器管理

どういう形態のパソコンを購入すべきか

情報元が何処だったのか忘れてしまったのですが、世の中の企業で新規に導入するパソコンはノートタイプがかなり高い割合を占めているという記事がありました。確かに、パソコンの性能も上がり、ノートパソコンでもGBオーダのメモリが搭載出来るようになり、かつ、それが安価になっています。わざわざ広い場所が必要になるデスクトップパソコンに比べれば、ノートパソコンの方が良いと判断できる場合も多いでしょう。

高解像度大画面であるとか、特殊な拡張カードを搭載するとか、そういった業務要件に関わる話は抜きにして、社内ヘルプデスクにとって、デスクトップパソコンとノートパソコンはどう違うかを整理してみると、恐らく、日々の運用を考えた場合は、ノートパソコンの方が圧倒的に運用負荷が低いのではないかと考えられます。

・保管のための場所を取らない
・持ち運びが容易
・結線の必要が少ない

しかし、良い事ばかりというわけでもありません。実は、良い事は悪い事の裏返しだったりもするので、注意が必要です。

・付属品を紛失してしまう
・盗難に遭う可能性が高い
・一部の破損が全ての故障と同じ扱いになる
・リプレイスは一式全てとなってしまう

結局の所は、先程抜きにした業務要件と、社内ヘルプデスクの運用負荷と予算を全て合わせた上でどれにするかを考えなければいけません。しかし、往々にしてパソコンを購入しようとする時は、社内ヘルプデスクの運用負荷を考えずに機種選定してしまったりもします。購入から廃棄までトータルで考えてどういう物を選ぶのがベストかという事について、きちんと評価出来るような情報収集と意見の提出も、社内ヘルプデスクの仕事のひとつだと思います。

次回もよろしくお願いします。

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パソコンのハードウエアスペックに対する要望への対応

社内ヘルプデスクが、パソコンのスペックに対する要望に対応するのは大変です。世の中のパソコンのスペックはどんどん良くなっていきますが、会社で使う備品である以上、それを追いかけるわけにはいきません。特に、「5年リース」にしてしまった場合などは厄介で、「使えるけど使えない状態」のパソコンを使わなければならない利用者から「なんとかしろ!」と要望が出るのは当然の成り行きです。

●入れ替えのタイミングをはっきりさせる
パソコンは、購入してすぐであれば、当然ながらそれなりの代物です。まずその時点で、利用者にはそのパソコンをどれぐらい使うかをはっきり伝えるのが良いでしょう。あらかじめ、利用者と協議して購入する(リースの期間を決める)のも良いかもしれませんが、そんな事をしてしまうと管理が大変になってしまいます。そのため、全体的な入れ替えのタイミングをきちんと決めて、それを守るように仕向けましょう。そうやって次の入れ替えのタイミングが明確になっていれば、今は多少我慢出来るという事になる場合も多いでしょう。

●受益者負担にする
しかし結局の所、どうしようもないという事はあって当然です。多額の利益を出している利用者であれば、その効率を上げるために速いパソコンが欲しいというのも悪くないでしょう。そういった場合には、「受益者負担」の考え方を導入するように働きかけるのが良いでしょう。つまり、「早いパソコンが欲しければ自分で(自分の部署で)買いましょう。」という流れにするのです。全社的な最適化を目指すと、パソコンの購入費用はシステム部門や総務部門が負担する事になりがちです。利用者の立場ではその額が見えませんから、要望を出してきて当然です。それを一番良い方法で解決出来るのがきっと、「実際に使う人がお金を負担する」という「受益者負担」の方式です。こうする事で、利用者は本当の意味でのコストパフォーマンスを考えてパソコンを使えるようになります。

●基準を決めて自由にさせる
何も、社内で使うパソコンが全て社内ヘルプデスクが100%管理しなければならないかと言えば、そうではないと考える事も出来ます。ある程度以上のスキルを持った人が集まっている会社であれば、社内でパソコンを使うための基準を明確にし、それを満たす場合は自由にパソコンを各部署で購入出来る、という方式にするのも良いでしょう。勿論、その場合、社内ヘルプデスクが対応出来る範囲も限られますから、そこを明確にして合意した上でのサービス提供が出来る土壌である事が前提になります。

ちなみに、個人的にはデータ処理や資料作成を大量に処理するスタッフは高スペックのパソコンを、メイルのやりとりや資料の確認ぐらいしかしない役員クラスには低スペックのパソコンを配置するのが良いと思っています。(現実ではその逆になっている事が多いのではないでしょうか?)

次回もよろしくお願いします。

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プリンタ専用機と複合機について

「印刷する」という機能を考えた場合、その機器は大きく分けると「プリンタ専用機」と「複合機」があります。社内ヘルプデスクとしてそれらの機器を考えた場合、「消耗品」と「保守」を意識しておく必要があります。

1.プリンタ専用機(モノクロレーザー)
モノクロレーザーのプリンタ専用機は「ランニングコストが低い」のが利点です。トナー費用(場合によってはドラムやその他消耗品含む)は高いかもしれませんが、1本のトナーで印刷できる枚数が多いため、通常の書類(真っ黒ではない、という意味。)であれば1枚あたりの単価を計算すると数円になるでしょう。しかし、消耗品の調達と交換や、故障時の修理は原則として社内ヘルプデスクが対応しなければならないため、運用の手間がかかる事になります。勿論、そういった作業を行ってくれるサービスもありますが、お金がかかります。

2.複合機(モノクロ&カラー)
コピーとFAXとプリンタ、そして、スキャナが1台にまとまった機器を「複合機」と呼ぶことが多いです。そして、恐らく、複合機の多くは「枚数課金」になっています。その課金の中に、「消耗品(用紙除く)」と「保守費用」が含まれています。そのため、社内ヘルプデスクがこれらに対して関与する事は殆どないでしょう。消耗品の調達や故障時の保守、そして、使い方の問い合わせまで含めて、複合機に貼られている電話番号に電話すれば事足りてしまいます。色々と便利そうに思えますが、「枚数課金」の課金が高くつく場合があるのが欠点です。

3.プリンタ専用機(カラー)
レーザーとインクジェットで大きく異なりますが、往々にして社内ヘルプデスクの「手間がかかる」という厄介な代物です。色が多い事による消耗品の管理が大変ですし、機構が複雑になるため、故障率もモノクロとは桁違いに高いという印象があります。さらには、社内でも一品物になってしまう場合があり、スケールメリットが活かせません。社内ヘルプデスク泣かせな機器です。

社内ヘルプデスクだけを考えれば、複合機が運用負荷が低く抑えられると言えます。しかし、その軽減された負担は会社全体で見れば課金による出費となってるわけですから、総合してどうするのが良いのかは会社全体できちんと検討しなければなりません。また、FAXの利用は減っているでしょうが、スキャナはかなり有力な武器になったりもしますので、そのあたりも考えて、、、となってくると、だからどうという話でもなくなってきましたね。すいません。

実は、書きたいことが整理できていないので、次回のネタは未定です。そんな状態ですが、引き続きよろしくお願いします。

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パソコン管理のポイント「パタン」を減らす

管理するのが一番厄介であろう「パソコン」について、「パタン」を減らすという事を書きたいと思います。

社内で使う大半のパソコンは、電卓並みの「道具」として割り切るべきです。たとえば、ビデオ編集機能が必要だとか、開発のために膨大なメモリが必要だとか、そういった個別の要求に対応しなければならないものを除き、少ないパタンで「同じ」になるようにしましょう。そして、そういった個別の要求に対しては、「個別の要求を出している人(部署)」に独自で対応してもらう、もしくは、標準的なサービスではない事を明示した上で、社内ヘルプデスクで対応するのが良いでしょう。

ここで言う「パタン」とは、以下のような組み合わせの数を指しています。

■パタン=機種×OS×アプリケイションの組み合わせ

たとえば、4機種でそれぞれWindowsXPとWindowsVistaがあり、アプリケイションの組み合わせが3種類あったとしましょう。

この場合のパタンは、

4×2×3=24

となり、24通りのも組み合わせを常時管理しなければならなくなってしまうのです。たとえば、OSのパッチ適用や、新たなアプリケイションをインストールしようとした場合、本気で検証しようと思えば、この24通り全てを実施する事になってしまいます。もしこの状態に、さらにアプリケイションの組み合わせを1 つ増やせば、32通りになってしまいます。どこを落としどころとするかを考えるだけでも、ゾッとしてしまいます。

今現在、社内のパソコンがバラバラ同じにはならない、という事情は、よくある事です。そういう場合は迷いなく、将来同じにする事ができるよう、社内で働きかけを行うべきです。

●「同じ」にするメリット
 一括導入で単価を安く出来る→経費が節約できる
 同じ物でセットアップを容易にできる→作業時間が短縮できる
 なんらかの変更作業が統一手順になる→作業時間が短縮できる
 同じ物で交換を容易にできる→故障時に素早く復旧させられる

●「同じ」にするデメリット
 ロット不良等の影響が大きい
 同じ脆弱性を持つ事になってしまう
 その機種で不可能な要求が出た場合に対応出来ない

ここでポイントになるのは、何パタンにするかという事と、交換の周期をどうするか、という事、そして、交換する際には「まだ使える」「まだ使いたい」と思っても交換するという事です。残念ながら、パソコンは永遠に使い続けることが出来る機械ではありません。たとえば、5年リースにするのであれば、5年を周期に入れ替える計画を立てるのが良いでしょう。(個人的な本音のお勧め期間は3年です。)それが一気に集中してしまうと交換が大変になるため、幾つかに分けて、交換時期をズラすのです。分ける際に、異なるメイカー、異なる機種を選定する事で、ロット不良の影響や、その機種で不可能な要求の対応策にもなります。そして、交換する時には1台も残さず交換する事で、無用にパタンを増やすことなく、きちんとした対応を維持する事が出来るのです。

次回は、パソコンのセットアップについて書いてみたいと思います。よろしくお願いします。

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故障と修理に関するあれこれ

機器は必ず故障します。パソコン関係の機器の故障率は非常に低い(1%未満でしょう)とは言え、台数が多ければそれだけ故障する数は結構なものになります。また、長期間使っていると、それだけ故障する確率も高くなってきます。個人的な経験から言えば、パソコンは3年前後から急に故障する確率が高くなるようです。特に、物理的な稼働部分がある「電源」や「ハードディスク」、そして、高熱になる「マザーボード(チップセット周辺)」の故障が多いような気がします。

故障したものをどうするかは、あらかじめ一定のルールを作っておくと良いでしょう。特に気をつけておきたいのが、メイカー保証が切れた後の対処をどうするかです。実費で修理するより新しい機器を買う方がお得だと考えられる場合も多く、会社としてその修理費を支払うのが適切かどうか、という議論になってしまうからです。機器が故障したことにより生産性を低下させてしまっている状況にありながら、さらにその修理について調整をする事によるロスはあらかじめ避けられるように準備しておきたいものです。

いくつかポイントを書き出してみます。

1.メイカー保証の期間を確認する
企業用モデルであれば3年保証が付属していたり、安価に延長保証に入れる物があるはずです。購入するモデルを選定する際、保証についても確認するようにしま しょう。また、一括導入するような企業モデルの場合は、保証書の日付ではない日付で期間が管理されている場合がある(保証書を出さなくても良い)ため、購入時の営業担当者にきちんと確認しておきましょう。

2.修理の方式を確認する
メイカー保証は大きく分けて「オンサイト」と「センドバック(持ち込む含む)」があります。オンサイトは技術者さんが来て修理をしてくれます。センドバックはメイカーに故障品を送って修理してもらいます。オンサイトは決定的に早く、梱包や発送の手間が掛かりません。企業モデルのパソコンではオンサイトが標準になっている場合が多いと思いますので、是非活用 したいところです。

3.保証期間が切れた後の対処を決めておく
保証期間が切れた後に故障した場合にどうするかをあらかじめ決めておきましょう。最近は、「修理見積もりを取得した後、修理をしない場合は見積もり費用が請求される」というメイカーもあるため、「まず見積もりをとってから考える」でも幾らかの出費が必要になる場合もあります。個人的には、「パソコン本体は3年保証にして保証が切れたら修理しない。」というように決めてしまうが一番お得なような気がします。

4.リース品(レンタル品)の修理費用負担について確認しておく
リース品(レンタル品)で自然故障の場合、修理費用はリース会社負担か自社負担なのか、契約を確認しておきましょう。リース品の所有権はリース会社にあります。「自然に使っていて壊れたのだから、使える物にして欲しい。」と言える契約なのかどうかをあらかじめ確認しておくと、事が起こった時に適切に処理することが可能になります。

5.修理に関するルールを明文化しておく
あらかじめ、修理に関するルールをはっきりさせておきましょう。修理が完了するまでの間の業務はどうするのかや、修理費用が発生した場合の負担部署をどうするかを決めて、関係者の共通認識にしておきましょう。

色々挙げましたが、故障は必ず発生します。故障発生時にどうするかをあらかじめ決めて、それがいつ発生しても業務に与える影響が最小限になるように準備しておきましょう。

次回はパソコンの管理方法について書いてみたいと思います。よろしくお願いします。

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機器に割り振った番号の活用例

機器を管理する番号を全ての機器に付与すれば、機器に関係する全ての仕事をその番号に紐づけて管理する事ができるようになります。これを行うのとそうでないのとでは、管理のしやすさと正確性が大きく異なって来ます。現段階で番号をつけていないという状況 であったとしても、新規で購入する物は全てつける、というような方法でも構わないので、とにかく番号を付ける事をお勧めします。その番号が、利用者を含めて、機器を扱う場合の共通言語の1つになるからです。

●機器の情報を管理する
番号に対して、機器の情報を全て紐付けておく事ができるようになります。スペックは勿論の事、消耗品の対応付けや、故障履歴の管理、在庫の保管場所など、様々な周辺情報との紐付けが可能になります。

●コンピュータ名にする
社 内ヘルプデスクが付与したのは社内で必ず1つしかない番号ですから、コンピュータ名に設定することが出来ます。こうすれば、本体に書かれている番号でネッ トワーク上からそのパソコンにアクセスする事が出来ます。ネットワークシステムと連携してDNSを動的更新すれば、リモートデスクトップやリモートアシス タントの活用も簡単です。

●コールを受ける際に使う
利用者からコールを受ける際、必ず番号を伝えてもらうようにします。そうす れば、手元にある情報と突き合わせ、その機器のことが瞬時に把握出来るようになります。たとえば、トナーがなくなったというコールであれば、プリンタに貼 られている番号を伝えてもらうだけで、プリンタの機種、設置場所、交換用トナーの型番を把握して対応する事が可能になります。

●導入の情報と紐付ける
情報管理の所で説明しますが、導入の情報と機器を管理する番号を紐付けておけば、リースアップの際の社内広報が容易になります。あまりあって欲しくないですが、メイカーリコール系の対応をする際にも非常に役に立ちます。

こ れらについては、その情報をきちんと社内ヘルプデスクで管理出来ている事が前提です。そこについては、仕組みをうまく作って情報のメンテナンスを楽に行え るようにすれば良いでしょう。たとえば、導入の情報を入力すれば、番号が発行されて機器に貼るためのシールをプリント出来るとか、設置の情報を入力して作 業指示の帳票を印刷すれば、台帳が自動的に更新されるようにするとか、そういう工夫で楽に確実に更新できるようになります。

次回は故障と修理について書いてみたいと思います。よろしくお願いします。

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機器を管理するための番号の振り方のヒント

前回は、機器を管理する際には個体を特定し、それぞれに番号を振りましょう、という話をしました。そこで今回は、番号の振り方のヒントを書いてみます。

ここで振った番号は、日常業務の中で常に使い続ける物になります。そのため、形式は出来るだけ統一しつつも、番号を聞いた(見た)だけでそれが何であるのか、という事がおおよそ想像出来るようにするのがベストです。そのため、何度も「番号」と書きましたが、それは「数値」だけでなく、「記号」を混ぜる方が現実的かもしれません。ただし、0とO、1とIとlなど、見分けがつきにくい数値と記号との混在は避けるべきです。勿論、ひらがなや漢字を交ぜても構いませんが、表現が大変になるので難しいところです。

ポイントをまとめると、「全ての機器で汎用的に使える形式にする」「番号を聞いた(見た)だけでそれが何であるのかが想像できる」「見分けがつきにくい数値や記号が混在しないようにする」の3点です。

●全ての機器で汎用的に使える形式にする
ここで決めた番号は、対応の記録や作業の記録において、必ずデータとして管理される事になります。その為、社内ヘルプデスクが扱う機器については、全ての機器で同じ形式を採用する事が重要です。そうすれば、データベースを作るのも簡単ですし、管理するために貼り付けるシールの作成も容易になるでしょう。たとえそれが他部門で管理する番号と異なる物になるとしても、社内ヘルプデスク内での統一というだけでもかなり価値がある事です。

●番号を聞いた(見た)だけでそれが何であるのかが想像できる
全ての機器に単なる連番を振り、それが何であるかもすべて属性として管理するようにする事も出来ます。しかし、それをしてしまうと、番号だけではそれが何の機器だかわからないという困った状態になってしまいます。そこで、たとえば前半3桁を機器の種類、後半4桁を機器の種類毎の連番0埋め、といったルールを制定し、それに従うように前半3桁を命名するようにするというものが挙げられます。

ここで注意しなければならないのは、「機器の種類」に「用途」というような情報を含めない事です。用途を含めると用途変更の際に番号を変更する羽目になってしまうため、大前提が崩壊してしまいます。

「機器の種類」は誰が見ても同じ判断が可能なものにしましょう。たとえば、「プリンタ」で1つにしても良いですし、「カラープリンタ」「モノクロプリンタ」と2種類にしても良いでしょう。さらに「インクジェット」と「レーザー」を加えて4種類にしても良いでしょう。何故なら、「カラーレーザープリンタ」はその他のプリンタに比べて一般的に大きくて重いため、それなりの用意が必要である事が番号だけでわかるようになるからです。とは言え、ここであまり細かく分けてしまうと把握しきれなくなってしまいますから、自社で管理しなければならない物の規模に合わせて検討すれば良いでしょう。

例)
分類:「パソコン」ではなく「デスクトップパソコン」「一体型パソコン」「ノートパソコン」で分ける。
理由:「デスクトップパソコン」は必ず「モニタ」「キーボード」「マウス」とセットでないと使えない。また、ノートパソコンとは保管場所も管理方法も大きく異なる。

●見分けがつきにくい数値や記号が混在しないようにする
たとえば、アルファベットは必ず大文字で、前半3文字は必ずアルファベットのみ、後半4文字は必ず数字のみ、というような決めをすると、乱筆手書きによる番号誤りを防止する事に繋がります。

次回は、機器を管理する番号の活用方法を書いてみます。

よろしくお願いします。

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機器に番号を振る際に重要な要素

社内ヘルプデスクが管理する機器は多岐にわたります。まず、機器管理で一番大切な事のは、「個体を特定出来るようにする」事です。これには2つの要素があり、「個体をどう定義するか?」と「個体をどうやって特定するか?」です。

●個体をどう定義するか?
「管理対象としてバラせない1単位」を個体にしましょう。「付属品」として扱う物は、それらを含めて個体とします。たとえば、ノートパソコンであれば、本体と ACアダプタを必ずセットで管理したければ、それら2つをまとめて1つの個体とします。これが、仮に本体とACアダプタをバラバラに管理し、本体とACアダプタを自由な組み合わせで使うようなルールにする(滅多にないと思いますが。)のであれば、本体とACアダプタは別の個体とすれば良いでしょう。

前述した、「実際の利用形態」という切り口もそうですが、「購入形態」という事も意識しておく必要があります。たとえば、「本体はリースで購入した。その後、スペック不足を補うため、メモリを経費購入した。」というような場合です。この場合、本体に増設したメモリを本体の一部としてしまうような場合が多いような気がしますが、社内ヘルプデスクの管理としては、別個体として管理すべきです。理由は、「購入の条件が異なるため」です。リース物件はリース期間が終了すれば返却します。しかし、経費購入したメモリは返却する必要がないため、他への転用が可能です。こういった場合、社内ヘルプデスクは「本体」と「メモリ」という2つの個体がセットになっている、という管理を行っておくべきです。

●個体をどうやって特定するか?
逆説的になりますが、社内ヘルプデスクが特定するための番号を付与する事で、個体を特定出来るようにするのです。ここでのポイントは、「絶対に変更することがない番号を付与する」という事です。ここで、“「機器の製造番号」や「Macアドレス」と言った、世の中に必ず1つしかない番号(文字列)だから、それを使おう。” という発想になってはいけません。必ず、自分自身が独自で管理する番号を付与して下さい。

理由は簡単です。個体を定義するのが社内ヘルプデスクだからです。世の中に必ず1つしかない番号であったとしても、それが社内ヘルプデスクが管理したい単位に付与されているかと言えば、そうではないのです。たとえば、ノートパソコンの番号をMacアドレスで管理していたとしましょう。ノートパソコンが故障して修理に出した際、Macアドレスが変更になるという事はよくある話です。その場合、社内ヘルプデスクの管理はどうなるのでしょうか。そこで別個体として新しく管理を開始する、、、という事はありませんね。この時点で既に、世の中に必ず1つしかない番号で個体を特定する方法が破綻している事がおわかり頂けると思います。

次回は番号の付け方のヒントを書きたいと思います。最終的な番号の付け方はそれぞれの事情に合わせて様々ですので、必ずこの通りにやればうまくいく、という方法はありません。自社の都合に合わせて、適切な方法を検討して下さい。

よろしくお願いします。

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機器のライフサイクルを定義しておく

社内ヘルプデスクで機器を管理するにあたり、導入(購入)から廃棄して物がなくなるまでのライフサイクルは、あらかじめきちんと整理しておく必要があります。また、物の廃棄後も、「廃棄済み」(リース物件の場合は厳密には「返却済み」)という管理情報は残さなければなりません。何故なら、情報漏洩が発生したような場合には、その漏洩元が廃棄済みの機器からである場合も考えられるからです。

極簡単に考えると、(導入)→「会社所有物」→(廃棄)→「廃棄済」という2作業、2状態です。(導入)と(廃棄)が作業、「会社所有物」「廃棄済」が状態です。

しかし、実際には社内ヘルプデスクが機器を管理する上では、もう少し詳細な作業と状態が必要です。パソコンを例にもう少し詳細にしてみましょう。

(導入)→「未セットアップ」→(セットアップ)→「出庫可能在庫」→(設置)→「使用中」→(撤去)→「未セットアップ」→(廃棄)→「廃棄済」

随分複雑になりました。実際には、撤去した後、再セットアップして使用する場合があるでしょうから、「廃棄済」への一方通行ではないはずです。また、不幸にも故障してしまったり、紛失してしまう場合もあるでしょう。社内ヘルプデスクではそれらを漏れなく無理なく管理しておこうと考えた場合、下の図で示すようなライフサイクルを考えることになります。

機器管理におけるライフサイクルの図

六角形が作業、四角形が状態(二重線は物がない場合)で、円形はトリガーです。導入直後の状態「初期」と、撤去した後の状態「未セットアップ」は、物としての扱いが異なるため、別の状態としてみました。「死在庫」という状態は、ロースペックで使えなくなったような物や、故障して修理する予定がないような物(修理する予定があるものは「故障」として管理する)です。

勿論、個々の会社により事情は異なるでしょうが、おおよそこれと似たような形で、殆ど全ての機器が管理出来るのではないでしょうか。ライフサイクルの定義が出来れば、各種作業のための帳票(作業指示書やチェックシート)や、台帳への反映ルールの作成、そして、それらを簡単にするための仕組みの構築が可能になります。これは、会社の大きさや機器の台数と言った規模の大小に関係なく実施する事が可能です。

次回は、機器を管理するための番号の振り方について紹介します。

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機器管理について

社内ヘルプデスクを運用していると、必ず機器管理で壁にぶち当たってしまう事になると思います。それ は、機器は実際の「物」とその「管理情報」の2つの要素があり、「何処まできちんとやるか?」でかかる手間が大幅に変わってくるためです。正直な話、人間 は怠けてしまうところがあります。「きちんとやらなきゃ」と思っていても、ついつい手を緩めてしまい、気づいた時には管理が必要十分なレベルで維持できて いなかった、、、という事になり、それを取り戻すために大変な事になってしまうのです。

実際には、新しく始めた会社でもない限り、機器の 管理を全く新規に始める事は稀で、どこの会社でも既になんらかの運用を開始している事だと思います。そこで、今回からしばらくは、今までのやり方で良いの かどうかという事と、良くなければ何をどうすれば良いのかを考えるためのネタを書いていきたいと思います。

●管理する立場によって求める情報やレベルが違うという事を認識しておく
機 器を管理すると言っても、機器を管理する立場によって、求める情報やレベルは違います。本来であれば、会社の各部門で統一して機器に関する情報を管理する ような体制を作るのが良いのかもしれませんが、実際にはそうならない場合も多々あります。たとえば、経理系の部門であれば購入時の価格やリースの情報は細 かく必要でも、物に関しては「パソコン一式」のような管理で十分で、同時に購入した物には同じ「資産シール」のような物を貼りたいという要求があるかも知 れません。しかし、社内ヘルプデスクの立場では、パソコン本体とモニタは別物で、本体はさらにスペックの情報とOSと、、、と、細かい管理が必要になりま す。また、リース情報はリースアップ時に交換が必要になるため、経理系の部署の情報とリンクさせておかなければなりません。それぞれの情報をどう管理して いるかは会社により様々ですが、まずは、管理する立場によって求める情報やレベルが違うという事を認識した上で、どう管理していくかを考えなければいけま せん。

●社内ヘルプデスクで何をどこまで管理するか考える
社内ヘルプデスクが機器管理する際に何をどこまで管理するかを考えなけ ればなりません。最初にレベルを下げてしまうと、後から上げる事は非常に難しくなります。しかし、最初から高いレベルでやろうとすると、手間がかかって破 綻する羽目になってしまいます。たとえば、「LANケイブルの1本まで物の状態と台帳を完全一致させるんだ!」という事を掲げたとして、確かにそれが出来 れば素晴らしい事かもしれません。しかし、それを達成する事で何が得られるか、という事を考えて、本当にそれをやるのかどうかを決めなければなりません。 おそらく、会社としてはLANケイブルは「消耗品」として購入するため、その1本1本が何処でどう使われているのか、までを詳細に管理しなければならない 要求はないはずだからです。

これだけ書いたところで、何がどうというのはまださっぱりだと思います。そこで、もう少し具体的に考えを整理するためのネタとして、次回は、機器のライフサイクルについて書いてみたいと思います。

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