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情報機器の費用負担を考える

パソコンのハードウエアスペックに対する要望への対応」で同じような事を書きましたが、改めて書いてみたいと思います。

会社で使う情報システムにはお金がかかります。それらは、「なんちゃらシステム」という形で利用部署にサービス提供するようなものと、パソコンやプリンタのように機器として利用部署に提供するようなものがあります。それらの費用を情報システム部門がまとめて計上する会社もあれば、管理会計により各利用部署で費用を負担する形にしている会社もあるでしょう。

その方式のどちらが良いかという事はそれぞれの会社によって事情が異なると思いますのでなんとも言えませんが、私個人としては受益者負担を明確にする後者が投資に対する責任が明確になると考えられるためお勧めであると同時に、社内ヘルプデスクとして利用者と接する場合にも運営しやすいのではないかと思っています。

たとえば、景気良く「増員」「増床」する部署があるとします。当然、パソコンやネットワーク機器の追加が必要になるわけですから、その費用が発生します。そこには必ず増やす理由とそのためにかけられる費用のバランスがあるわけですから、その当事者(増やす人)がそれらをきちんと把握して処理できる形にするべきです。どこぞの部署の都合で、システム部門が確保していない予算に対する稟議書を書いて経理担当部署に説明するけどなかなかOKがもらえない、、、というのはおかしな話なわけです。本来、会社規模で考えれば財布は1つなわけですから、そのお金を使いたい人がきちんとその責任を果たす、つまり、受益者負担するのが良いという発想なわけです。

しかし、情報システムを各部署で好き勝手に構築していては非常に効率が悪くなります。そこで、システム部門は会社として効率が良くなるように情報システムの基準やシステムそのものを構築し、全社に適用して費用を適切に按分する仕組みを作るべきなのです。こうしておけば、社内ヘルプデスクは、たとえばスペックアップの要望に対して、具体的な効果とそれに必要な費用を提示してその部署がOKを出せばそれを適用するだけというやり方が可能になります。

最近は、あらかじめ提示しておいた基準に合わせたパソコンを提供し、台数で課金するというサービスを行っている会社もあります。そういったサービスは、コストパフォーマンスや品質について、自社内でパソコンと人員を確保して運用する場合ときちんと比べてから導入しなければなりませんが、1台辺りに必要な費用が明確になる事や、在庫を抱えなくて良くなるというメリットがあります。社内での運用事情があまり良くないような場合であれば、調査の対象にしてみては良いのではないでしょうか。もしかすれば、驚く程価格が高くて自社内で持つ事のメリットを再認識させられる結果になるかも知れませんが。。。

次回もよろしくお願いします。

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