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更新と検索を重視する情報共有手段として使いたいWiki

社内ヘルプデスクで、いや、何も社内ヘルプデスクに限った事ではありませんが、仕事上の情報を共有する際、「共通の入れ物」があるととても便利です。メールは手軽さがポイントの書き物で便利なのですが、結局は個人管理になってしまい、「情報共有」として大切な「後から探せる」「更新出来る」という要素を満たす事が出来ません。世の中にはそういった要件に応える製品が沢山あると思いますが、私は手軽に使えるものとしてWikiをお勧めしています。

Wikiがどういう物かを簡単に(乱暴に)言ってしまえば、「更新と検索が容易なテキストデータベース」です。共通の入れ物として使用を徹底すれば、調べ物がとても簡単に出来るようになるだけでなく、情報更新も即座に行えますし、勝手に履歴も残してくれます。共通ルール、簡単なマニュアルや対応方法等をまとめておくには持ってこいのツールです。

そんなWikiにも色々ありますが、私がイチオシなのは「Swiki」というものです。恐らくWikiの中では超マイナーだと思いますが、これが非常に簡単で使いやすいのです。ただ、動作させる準備が少しばっかり独特で、「Squeak」という環境が必要になります。ここでは詳しくは書きませんが、これはLinuxでもWindowsでも動くのでサーバの種類は選びませんが、動かすまで少しばっかりネットでの検索とお試しが必要になるでしょう。

Swikiを選択する理由は2つあります。

1.ページの管理(URL)が数字である
2.とにかくシンプルで誰でもすぐ慣れる

世の中でよく見るWikiは、ページ名がURLに設定されていると思います。これでは、ページ名を変更するとURLが変わってしまうため、命名のハードルが非常に高くなってしまいます。しかし、Swikiは記事は内部的に自動で通し番号で管理され、URLはその番号になり、変更はありません。何でも番号を振って管理するという私の発想にピッタリで、伝達時も「Swikiの32番に書いてあるから」というように、絶対指定が可能という優れものです。

また、シンプルすぎるぐらいシンプルという所も重要です。記述ルールが少ししかないので使い始める最初のハードルが非常に低いですし、無用な表現(装飾)がしたくならないため本来行いたい情報共有に注力できるという利点があります。そのため、「検索する」「見つけて使う」「間違ってたら直す」「直した所を徹底する(変更履歴ですぐ分かる)」のプロセスがとても素早く回せるようになります。

とは言え、「ログインさせて履歴をログイン情報に紐付けたい」というような事ができないであるとかがありますから、やや機能不足を感じる事もあるでしょう。また、オープンソースとは言えSqueakを理解している人は身近にそういるものではないという所でカスタマイズに困るという事もあるかも知れません。そのため、そういう事を感じる段階になれば、別のツールを探して乗り換えを検討する事になってしまいます。ただ、私は今の所、何年も使っていますが、乗り換えなければならない理由に遭遇した事は1度もありません。結局の所、この手の仕組みはまず、「入れ物より中身」が大切ですからね。

もしなんしかの手段を探しているという人がいらっしゃいましたら、1度試してみて頂ければ幸いです。

次回もよろしくお願いします。

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