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社内における情報提供の方法

社内ヘルプデスクは、利用者に対して色々と案内しなければならない事が出てきます。システムメンテナンスのお知らせであったり、ソフトウエアの使い方であったり、各種手続きの方法であったり、その内容は様々です。

これらの情報を社内で共有する場所が既にあれば、社内ヘルプデスクもそこに情報を入れる事になるでしょう。たとえば、全社的に導入しているグループウエアがあれば、そこに情報を集中させるべきです。

しかし、そういった器がない場合、もしくは、極めて使い勝手が悪い場合は自分で用意しなければなりません。社内ヘルプデスクの利用者の大半は、社内にいる人で、しかも、当然の事ながら、社内でパソコンを使っている人という事になりますから、グループウエアとまではいかないまでも、パソコンで参照出来る仕組みを用意するのが良いでしょう。マニュアルをWordで作ってファイルサーバで共有したりしても構わないのですが、社内ヘルプデスクはITのプロという事で、もう1歩進んだ方法を考えてみましょう。

ここでのお勧めは、フリーのCMS(コンテンツマネジメントシステム)を用いたWebサイトでの情報提供です。Webサイトの利点は、軽くて検索が出来て印刷も出来るというところです。これをHTMLファイルで1つ1つ作っていては必要以上に手間がかかってどうしようもなくなりまから、CMSを使って効率的に管理しつつ、利用者に分かりやすい情報提供を行おうという事です。

フリーのCMSとしてお勧めしたいのは「Joomla!」です。環境を構築するのが少し大変かもしれませんが、一度動いてしまえばコンテンツの作成、修正が驚く程簡単に行えるようになるばかりでなく、記事を公開する期間を設定出来たりするため、柔軟な情報提供が可能になります。勿論、CMSではなく、ブログやWikiのツールをうまく利用すれば、同じような情報提供を行う事が可能です。CMSにこだわらなくても良いのですが、何にしても「仕組みを入れて効率的に管理出来る方法を採用する」という事が重要です。

一昔前はApacheとPHP、そして、MySQLを入れて連携させるだけでも一苦労でしたが、今はそれらは1回のインストールで行えるような物がいくつも登場しています。もしまだこの手のツールを使った事がないのであれば、早速取りかかってみては如何でしょうか。

次回もよろしくお願いします。

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