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パソコンのハードウエアスペックに対する要望への対応

社内ヘルプデスクが、パソコンのスペックに対する要望に対応するのは大変です。世の中のパソコンのスペックはどんどん良くなっていきますが、会社で使う備品である以上、それを追いかけるわけにはいきません。特に、「5年リース」にしてしまった場合などは厄介で、「使えるけど使えない状態」のパソコンを使わなければならない利用者から「なんとかしろ!」と要望が出るのは当然の成り行きです。

●入れ替えのタイミングをはっきりさせる
パソコンは、購入してすぐであれば、当然ながらそれなりの代物です。まずその時点で、利用者にはそのパソコンをどれぐらい使うかをはっきり伝えるのが良いでしょう。あらかじめ、利用者と協議して購入する(リースの期間を決める)のも良いかもしれませんが、そんな事をしてしまうと管理が大変になってしまいます。そのため、全体的な入れ替えのタイミングをきちんと決めて、それを守るように仕向けましょう。そうやって次の入れ替えのタイミングが明確になっていれば、今は多少我慢出来るという事になる場合も多いでしょう。

●受益者負担にする
しかし結局の所、どうしようもないという事はあって当然です。多額の利益を出している利用者であれば、その効率を上げるために速いパソコンが欲しいというのも悪くないでしょう。そういった場合には、「受益者負担」の考え方を導入するように働きかけるのが良いでしょう。つまり、「早いパソコンが欲しければ自分で(自分の部署で)買いましょう。」という流れにするのです。全社的な最適化を目指すと、パソコンの購入費用はシステム部門や総務部門が負担する事になりがちです。利用者の立場ではその額が見えませんから、要望を出してきて当然です。それを一番良い方法で解決出来るのがきっと、「実際に使う人がお金を負担する」という「受益者負担」の方式です。こうする事で、利用者は本当の意味でのコストパフォーマンスを考えてパソコンを使えるようになります。

●基準を決めて自由にさせる
何も、社内で使うパソコンが全て社内ヘルプデスクが100%管理しなければならないかと言えば、そうではないと考える事も出来ます。ある程度以上のスキルを持った人が集まっている会社であれば、社内でパソコンを使うための基準を明確にし、それを満たす場合は自由にパソコンを各部署で購入出来る、という方式にするのも良いでしょう。勿論、その場合、社内ヘルプデスクが対応出来る範囲も限られますから、そこを明確にして合意した上でのサービス提供が出来る土壌である事が前提になります。

ちなみに、個人的にはデータ処理や資料作成を大量に処理するスタッフは高スペックのパソコンを、メイルのやりとりや資料の確認ぐらいしかしない役員クラスには低スペックのパソコンを配置するのが良いと思っています。(現実ではその逆になっている事が多いのではないでしょうか?)

次回もよろしくお願いします。

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