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2009年4月

Microsoft社ではない会社のOffice製品に切り替えられるか?

Microsoft社ではない会社のOffice製品が脚光を浴びています。導入事例がニュースになるぐらいなのでまだそうは普及していないと思うのですが、価格が桁違いに安い、もしくは、無料という事もあるため、今後はもっと普及するのではないかと思います。現に、私も自宅で使っているパソコンの一部には、Microsoft社ではない会社のOffice製品を購入してインストールしています。

安いという事で導入を検討する場合、社内ヘルプデスクの視点で日々の運用を考えると、大きく4つの問題が考えられると思います。

1.使い方の情報収集
2.他社とのデータ交換
3.周辺ソフトとの連携
4.マクロ

1番についてはやはり、書籍にしろネットでの情報にしろ、Microsoft社とその他会社の製品では、圧倒的に得られる情報量が違います。ただ、これについては、一通りの操作を習得してしまいさえすれば、そう問題になる事ではないかもしれないと思います。

2番は圧倒的に「世の中的な標準」の強さです。取引先様に再利用を前提として「データで欲しい」と要求した場合、恐らく大変は何の確認もなくMicrosoft社製品のデータ形式で送付されて来るのではないでしょうか。そのまま開いて編集出来れば良いのですが、うまく開けない場合はそれなりの対処が必要になってしまいます。

3番についてはあまり意識する事はないかも知れませんが、そういう事もあるよという事は認識しておく必要があるでしょう。

実は、4番がいちばん大変なのではないかと個人的に思います。マクロを使って何かしていなければ一切関係ないと割り切ってしまえますが、少しでもマクロを使って何らかの処理をしている場合は、それをどうするかを考えなければなりません。私自身、なにかとVBAを使って提携的な処理をさせる事が多いので、これを他社製品に置き換えるとなるとかなりのハードルが予想されます。ましてや、自分自身の問題ではなく、利用者様に対してその代替え手段を提供しなければならないともなれば、かなりハードルが高くなるのではないでしょうか。

という事で、実にいい加減に書いてしまうと、1,2,3だけであれば何とかなるような気がします。しかし、実際に会社でMicrosoft社ではない会社のOfficeソフトウエアを導入しようとするのであれば、ソフトウエアのライセンス費用の節約と日常業務に及ぼす影響の金額換算をきちんと計算して天秤に乗せる必要があるでしょう。結局のところ、目先の節約でしわ寄せがくるのは利用者の皆様と社内ヘルプデスクだからです。

それでは、次回もよろしくお願いします。

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社内ヘルプデスクに関係する資格

今週末は情報処理技術者試験があります。年に2回のイベントなので、読者の皆様の中でも受験される方が多いでしょう。かくいう私も、今回は受験します。勉強は一応したつもりですが、なんとなく十分なような、それでいて不足しているような、どっちつかずの状況です。

さて、社内ヘルプデスクともなると、ある種の専門職と見られる場合も多くなってきます。実際には、いきなり新入社員が配属されたりする事もよくあるので、中身が伴っているかと言えばそうではない場合もありますが、社内の利用者と同じレベルでは、仕事として取り組むには不十分でしょう。そう考えた時、手っ取り早い解決方法の1つとして、「資格を取る」という事が挙げられると思います。

とは言え、ITの世界は「弁護士」や「医師」のように資格がなければ出来ない仕事ではありません。そのため、この資格を取れば大丈夫、というものがあるわけでもなく、色々な資格の中から、必要とされるであろう、もしくは、役に立つであろうものを選択する事になります。

社内ヘルプデスクの仕事は多岐に渡ります。そのため、狭く深い知識はそう必要ではありません。そう考えると、冒頭で述べた「情報処理技術者試験」の「ITパスポート試験」や「基本情報技術者試験」と言った、特定ベンダに偏らない「広く浅く」の資格が最初はとっつきやすいでしょう。その後、システム系の考え方中では珍しくシステム運用という観点が強い「ITIL」の初歩である「ITIL Foundation」を押さえつつ、実際の業務の中で対象にする事が多い範囲を攻めていくのが良いと思います。

ただし、資格を取ったからと言って何かが劇的に変わるという事はありえません。むしろ、何も変わらないという方が現実ではないでしょうか。極端な話、2進数を使った足し算で10進数の引き算が出来るようになっても、それを使える場はまずないでしょう。しかし、資格を取ろうとする行為の中での利点は必ず何処かにあるはずです。教科書的な勉強をする事によって得られる知識が日々の業務で使えるものだったり、その逆に、普段触れているものの中身の意味に気づいたりする事があります。その中で、次に繋がる何かがきっとある、と、私はそう思っています。

、、、すいません、自身が試験前という事もあって、変な精神論みたいになってしまいました。このぐらいでやめておきます。

次回もよろしくお願いします。

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パソコンのハードウエアスペックに対する要望への対応

社内ヘルプデスクが、パソコンのスペックに対する要望に対応するのは大変です。世の中のパソコンのスペックはどんどん良くなっていきますが、会社で使う備品である以上、それを追いかけるわけにはいきません。特に、「5年リース」にしてしまった場合などは厄介で、「使えるけど使えない状態」のパソコンを使わなければならない利用者から「なんとかしろ!」と要望が出るのは当然の成り行きです。

●入れ替えのタイミングをはっきりさせる
パソコンは、購入してすぐであれば、当然ながらそれなりの代物です。まずその時点で、利用者にはそのパソコンをどれぐらい使うかをはっきり伝えるのが良いでしょう。あらかじめ、利用者と協議して購入する(リースの期間を決める)のも良いかもしれませんが、そんな事をしてしまうと管理が大変になってしまいます。そのため、全体的な入れ替えのタイミングをきちんと決めて、それを守るように仕向けましょう。そうやって次の入れ替えのタイミングが明確になっていれば、今は多少我慢出来るという事になる場合も多いでしょう。

●受益者負担にする
しかし結局の所、どうしようもないという事はあって当然です。多額の利益を出している利用者であれば、その効率を上げるために速いパソコンが欲しいというのも悪くないでしょう。そういった場合には、「受益者負担」の考え方を導入するように働きかけるのが良いでしょう。つまり、「早いパソコンが欲しければ自分で(自分の部署で)買いましょう。」という流れにするのです。全社的な最適化を目指すと、パソコンの購入費用はシステム部門や総務部門が負担する事になりがちです。利用者の立場ではその額が見えませんから、要望を出してきて当然です。それを一番良い方法で解決出来るのがきっと、「実際に使う人がお金を負担する」という「受益者負担」の方式です。こうする事で、利用者は本当の意味でのコストパフォーマンスを考えてパソコンを使えるようになります。

●基準を決めて自由にさせる
何も、社内で使うパソコンが全て社内ヘルプデスクが100%管理しなければならないかと言えば、そうではないと考える事も出来ます。ある程度以上のスキルを持った人が集まっている会社であれば、社内でパソコンを使うための基準を明確にし、それを満たす場合は自由にパソコンを各部署で購入出来る、という方式にするのも良いでしょう。勿論、その場合、社内ヘルプデスクが対応出来る範囲も限られますから、そこを明確にして合意した上でのサービス提供が出来る土壌である事が前提になります。

ちなみに、個人的にはデータ処理や資料作成を大量に処理するスタッフは高スペックのパソコンを、メイルのやりとりや資料の確認ぐらいしかしない役員クラスには低スペックのパソコンを配置するのが良いと思っています。(現実ではその逆になっている事が多いのではないでしょうか?)

次回もよろしくお願いします。

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プリンタ専用機と複合機について

「印刷する」という機能を考えた場合、その機器は大きく分けると「プリンタ専用機」と「複合機」があります。社内ヘルプデスクとしてそれらの機器を考えた場合、「消耗品」と「保守」を意識しておく必要があります。

1.プリンタ専用機(モノクロレーザー)
モノクロレーザーのプリンタ専用機は「ランニングコストが低い」のが利点です。トナー費用(場合によってはドラムやその他消耗品含む)は高いかもしれませんが、1本のトナーで印刷できる枚数が多いため、通常の書類(真っ黒ではない、という意味。)であれば1枚あたりの単価を計算すると数円になるでしょう。しかし、消耗品の調達と交換や、故障時の修理は原則として社内ヘルプデスクが対応しなければならないため、運用の手間がかかる事になります。勿論、そういった作業を行ってくれるサービスもありますが、お金がかかります。

2.複合機(モノクロ&カラー)
コピーとFAXとプリンタ、そして、スキャナが1台にまとまった機器を「複合機」と呼ぶことが多いです。そして、恐らく、複合機の多くは「枚数課金」になっています。その課金の中に、「消耗品(用紙除く)」と「保守費用」が含まれています。そのため、社内ヘルプデスクがこれらに対して関与する事は殆どないでしょう。消耗品の調達や故障時の保守、そして、使い方の問い合わせまで含めて、複合機に貼られている電話番号に電話すれば事足りてしまいます。色々と便利そうに思えますが、「枚数課金」の課金が高くつく場合があるのが欠点です。

3.プリンタ専用機(カラー)
レーザーとインクジェットで大きく異なりますが、往々にして社内ヘルプデスクの「手間がかかる」という厄介な代物です。色が多い事による消耗品の管理が大変ですし、機構が複雑になるため、故障率もモノクロとは桁違いに高いという印象があります。さらには、社内でも一品物になってしまう場合があり、スケールメリットが活かせません。社内ヘルプデスク泣かせな機器です。

社内ヘルプデスクだけを考えれば、複合機が運用負荷が低く抑えられると言えます。しかし、その軽減された負担は会社全体で見れば課金による出費となってるわけですから、総合してどうするのが良いのかは会社全体できちんと検討しなければなりません。また、FAXの利用は減っているでしょうが、スキャナはかなり有力な武器になったりもしますので、そのあたりも考えて、、、となってくると、だからどうという話でもなくなってきましたね。すいません。

実は、書きたいことが整理できていないので、次回のネタは未定です。そんな状態ですが、引き続きよろしくお願いします。

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