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機器に番号を振る際に重要な要素

社内ヘルプデスクが管理する機器は多岐にわたります。まず、機器管理で一番大切な事のは、「個体を特定出来るようにする」事です。これには2つの要素があり、「個体をどう定義するか?」と「個体をどうやって特定するか?」です。

●個体をどう定義するか?
「管理対象としてバラせない1単位」を個体にしましょう。「付属品」として扱う物は、それらを含めて個体とします。たとえば、ノートパソコンであれば、本体と ACアダプタを必ずセットで管理したければ、それら2つをまとめて1つの個体とします。これが、仮に本体とACアダプタをバラバラに管理し、本体とACアダプタを自由な組み合わせで使うようなルールにする(滅多にないと思いますが。)のであれば、本体とACアダプタは別の個体とすれば良いでしょう。

前述した、「実際の利用形態」という切り口もそうですが、「購入形態」という事も意識しておく必要があります。たとえば、「本体はリースで購入した。その後、スペック不足を補うため、メモリを経費購入した。」というような場合です。この場合、本体に増設したメモリを本体の一部としてしまうような場合が多いような気がしますが、社内ヘルプデスクの管理としては、別個体として管理すべきです。理由は、「購入の条件が異なるため」です。リース物件はリース期間が終了すれば返却します。しかし、経費購入したメモリは返却する必要がないため、他への転用が可能です。こういった場合、社内ヘルプデスクは「本体」と「メモリ」という2つの個体がセットになっている、という管理を行っておくべきです。

●個体をどうやって特定するか?
逆説的になりますが、社内ヘルプデスクが特定するための番号を付与する事で、個体を特定出来るようにするのです。ここでのポイントは、「絶対に変更することがない番号を付与する」という事です。ここで、“「機器の製造番号」や「Macアドレス」と言った、世の中に必ず1つしかない番号(文字列)だから、それを使おう。” という発想になってはいけません。必ず、自分自身が独自で管理する番号を付与して下さい。

理由は簡単です。個体を定義するのが社内ヘルプデスクだからです。世の中に必ず1つしかない番号であったとしても、それが社内ヘルプデスクが管理したい単位に付与されているかと言えば、そうではないのです。たとえば、ノートパソコンの番号をMacアドレスで管理していたとしましょう。ノートパソコンが故障して修理に出した際、Macアドレスが変更になるという事はよくある話です。その場合、社内ヘルプデスクの管理はどうなるのでしょうか。そこで別個体として新しく管理を開始する、、、という事はありませんね。この時点で既に、世の中に必ず1つしかない番号で個体を特定する方法が破綻している事がおわかり頂けると思います。

次回は番号の付け方のヒントを書きたいと思います。最終的な番号の付け方はそれぞれの事情に合わせて様々ですので、必ずこの通りにやればうまくいく、という方法はありません。自社の都合に合わせて、適切な方法を検討して下さい。

よろしくお願いします。

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