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機器を管理するための番号の振り方のヒント

前回は、機器を管理する際には個体を特定し、それぞれに番号を振りましょう、という話をしました。そこで今回は、番号の振り方のヒントを書いてみます。

ここで振った番号は、日常業務の中で常に使い続ける物になります。そのため、形式は出来るだけ統一しつつも、番号を聞いた(見た)だけでそれが何であるのか、という事がおおよそ想像出来るようにするのがベストです。そのため、何度も「番号」と書きましたが、それは「数値」だけでなく、「記号」を混ぜる方が現実的かもしれません。ただし、0とO、1とIとlなど、見分けがつきにくい数値と記号との混在は避けるべきです。勿論、ひらがなや漢字を交ぜても構いませんが、表現が大変になるので難しいところです。

ポイントをまとめると、「全ての機器で汎用的に使える形式にする」「番号を聞いた(見た)だけでそれが何であるのかが想像できる」「見分けがつきにくい数値や記号が混在しないようにする」の3点です。

●全ての機器で汎用的に使える形式にする
ここで決めた番号は、対応の記録や作業の記録において、必ずデータとして管理される事になります。その為、社内ヘルプデスクが扱う機器については、全ての機器で同じ形式を採用する事が重要です。そうすれば、データベースを作るのも簡単ですし、管理するために貼り付けるシールの作成も容易になるでしょう。たとえそれが他部門で管理する番号と異なる物になるとしても、社内ヘルプデスク内での統一というだけでもかなり価値がある事です。

●番号を聞いた(見た)だけでそれが何であるのかが想像できる
全ての機器に単なる連番を振り、それが何であるかもすべて属性として管理するようにする事も出来ます。しかし、それをしてしまうと、番号だけではそれが何の機器だかわからないという困った状態になってしまいます。そこで、たとえば前半3桁を機器の種類、後半4桁を機器の種類毎の連番0埋め、といったルールを制定し、それに従うように前半3桁を命名するようにするというものが挙げられます。

ここで注意しなければならないのは、「機器の種類」に「用途」というような情報を含めない事です。用途を含めると用途変更の際に番号を変更する羽目になってしまうため、大前提が崩壊してしまいます。

「機器の種類」は誰が見ても同じ判断が可能なものにしましょう。たとえば、「プリンタ」で1つにしても良いですし、「カラープリンタ」「モノクロプリンタ」と2種類にしても良いでしょう。さらに「インクジェット」と「レーザー」を加えて4種類にしても良いでしょう。何故なら、「カラーレーザープリンタ」はその他のプリンタに比べて一般的に大きくて重いため、それなりの用意が必要である事が番号だけでわかるようになるからです。とは言え、ここであまり細かく分けてしまうと把握しきれなくなってしまいますから、自社で管理しなければならない物の規模に合わせて検討すれば良いでしょう。

例)
分類:「パソコン」ではなく「デスクトップパソコン」「一体型パソコン」「ノートパソコン」で分ける。
理由:「デスクトップパソコン」は必ず「モニタ」「キーボード」「マウス」とセットでないと使えない。また、ノートパソコンとは保管場所も管理方法も大きく異なる。

●見分けがつきにくい数値や記号が混在しないようにする
たとえば、アルファベットは必ず大文字で、前半3文字は必ずアルファベットのみ、後半4文字は必ず数字のみ、というような決めをすると、乱筆手書きによる番号誤りを防止する事に繋がります。

次回は、機器を管理する番号の活用方法を書いてみます。

よろしくお願いします。

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