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機器に割り振った番号の活用例

機器を管理する番号を全ての機器に付与すれば、機器に関係する全ての仕事をその番号に紐づけて管理する事ができるようになります。これを行うのとそうでないのとでは、管理のしやすさと正確性が大きく異なって来ます。現段階で番号をつけていないという状況 であったとしても、新規で購入する物は全てつける、というような方法でも構わないので、とにかく番号を付ける事をお勧めします。その番号が、利用者を含めて、機器を扱う場合の共通言語の1つになるからです。

●機器の情報を管理する
番号に対して、機器の情報を全て紐付けておく事ができるようになります。スペックは勿論の事、消耗品の対応付けや、故障履歴の管理、在庫の保管場所など、様々な周辺情報との紐付けが可能になります。

●コンピュータ名にする
社 内ヘルプデスクが付与したのは社内で必ず1つしかない番号ですから、コンピュータ名に設定することが出来ます。こうすれば、本体に書かれている番号でネッ トワーク上からそのパソコンにアクセスする事が出来ます。ネットワークシステムと連携してDNSを動的更新すれば、リモートデスクトップやリモートアシス タントの活用も簡単です。

●コールを受ける際に使う
利用者からコールを受ける際、必ず番号を伝えてもらうようにします。そうす れば、手元にある情報と突き合わせ、その機器のことが瞬時に把握出来るようになります。たとえば、トナーがなくなったというコールであれば、プリンタに貼 られている番号を伝えてもらうだけで、プリンタの機種、設置場所、交換用トナーの型番を把握して対応する事が可能になります。

●導入の情報と紐付ける
情報管理の所で説明しますが、導入の情報と機器を管理する番号を紐付けておけば、リースアップの際の社内広報が容易になります。あまりあって欲しくないですが、メイカーリコール系の対応をする際にも非常に役に立ちます。

こ れらについては、その情報をきちんと社内ヘルプデスクで管理出来ている事が前提です。そこについては、仕組みをうまく作って情報のメンテナンスを楽に行え るようにすれば良いでしょう。たとえば、導入の情報を入力すれば、番号が発行されて機器に貼るためのシールをプリント出来るとか、設置の情報を入力して作 業指示の帳票を印刷すれば、台帳が自動的に更新されるようにするとか、そういう工夫で楽に確実に更新できるようになります。

次回は故障と修理について書いてみたいと思います。よろしくお願いします。

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