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機器管理について

社内ヘルプデスクを運用していると、必ず機器管理で壁にぶち当たってしまう事になると思います。それ は、機器は実際の「物」とその「管理情報」の2つの要素があり、「何処まできちんとやるか?」でかかる手間が大幅に変わってくるためです。正直な話、人間 は怠けてしまうところがあります。「きちんとやらなきゃ」と思っていても、ついつい手を緩めてしまい、気づいた時には管理が必要十分なレベルで維持できて いなかった、、、という事になり、それを取り戻すために大変な事になってしまうのです。

実際には、新しく始めた会社でもない限り、機器の 管理を全く新規に始める事は稀で、どこの会社でも既になんらかの運用を開始している事だと思います。そこで、今回からしばらくは、今までのやり方で良いの かどうかという事と、良くなければ何をどうすれば良いのかを考えるためのネタを書いていきたいと思います。

●管理する立場によって求める情報やレベルが違うという事を認識しておく
機 器を管理すると言っても、機器を管理する立場によって、求める情報やレベルは違います。本来であれば、会社の各部門で統一して機器に関する情報を管理する ような体制を作るのが良いのかもしれませんが、実際にはそうならない場合も多々あります。たとえば、経理系の部門であれば購入時の価格やリースの情報は細 かく必要でも、物に関しては「パソコン一式」のような管理で十分で、同時に購入した物には同じ「資産シール」のような物を貼りたいという要求があるかも知 れません。しかし、社内ヘルプデスクの立場では、パソコン本体とモニタは別物で、本体はさらにスペックの情報とOSと、、、と、細かい管理が必要になりま す。また、リース情報はリースアップ時に交換が必要になるため、経理系の部署の情報とリンクさせておかなければなりません。それぞれの情報をどう管理して いるかは会社により様々ですが、まずは、管理する立場によって求める情報やレベルが違うという事を認識した上で、どう管理していくかを考えなければいけま せん。

●社内ヘルプデスクで何をどこまで管理するか考える
社内ヘルプデスクが機器管理する際に何をどこまで管理するかを考えなけ ればなりません。最初にレベルを下げてしまうと、後から上げる事は非常に難しくなります。しかし、最初から高いレベルでやろうとすると、手間がかかって破 綻する羽目になってしまいます。たとえば、「LANケイブルの1本まで物の状態と台帳を完全一致させるんだ!」という事を掲げたとして、確かにそれが出来 れば素晴らしい事かもしれません。しかし、それを達成する事で何が得られるか、という事を考えて、本当にそれをやるのかどうかを決めなければなりません。 おそらく、会社としてはLANケイブルは「消耗品」として購入するため、その1本1本が何処でどう使われているのか、までを詳細に管理しなければならない 要求はないはずだからです。

これだけ書いたところで、何がどうというのはまださっぱりだと思います。そこで、もう少し具体的に考えを整理するためのネタとして、次回は、機器のライフサイクルについて書いてみたいと思います。

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