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機器のライフサイクルを定義しておく

社内ヘルプデスクで機器を管理するにあたり、導入(購入)から廃棄して物がなくなるまでのライフサイクルは、あらかじめきちんと整理しておく必要があります。また、物の廃棄後も、「廃棄済み」(リース物件の場合は厳密には「返却済み」)という管理情報は残さなければなりません。何故なら、情報漏洩が発生したような場合には、その漏洩元が廃棄済みの機器からである場合も考えられるからです。

極簡単に考えると、(導入)→「会社所有物」→(廃棄)→「廃棄済」という2作業、2状態です。(導入)と(廃棄)が作業、「会社所有物」「廃棄済」が状態です。

しかし、実際には社内ヘルプデスクが機器を管理する上では、もう少し詳細な作業と状態が必要です。パソコンを例にもう少し詳細にしてみましょう。

(導入)→「未セットアップ」→(セットアップ)→「出庫可能在庫」→(設置)→「使用中」→(撤去)→「未セットアップ」→(廃棄)→「廃棄済」

随分複雑になりました。実際には、撤去した後、再セットアップして使用する場合があるでしょうから、「廃棄済」への一方通行ではないはずです。また、不幸にも故障してしまったり、紛失してしまう場合もあるでしょう。社内ヘルプデスクではそれらを漏れなく無理なく管理しておこうと考えた場合、下の図で示すようなライフサイクルを考えることになります。

機器管理におけるライフサイクルの図

六角形が作業、四角形が状態(二重線は物がない場合)で、円形はトリガーです。導入直後の状態「初期」と、撤去した後の状態「未セットアップ」は、物としての扱いが異なるため、別の状態としてみました。「死在庫」という状態は、ロースペックで使えなくなったような物や、故障して修理する予定がないような物(修理する予定があるものは「故障」として管理する)です。

勿論、個々の会社により事情は異なるでしょうが、おおよそこれと似たような形で、殆ど全ての機器が管理出来るのではないでしょうか。ライフサイクルの定義が出来れば、各種作業のための帳票(作業指示書やチェックシート)や、台帳への反映ルールの作成、そして、それらを簡単にするための仕組みの構築が可能になります。これは、会社の大きさや機器の台数と言った規模の大小に関係なく実施する事が可能です。

次回は、機器を管理するための番号の振り方について紹介します。

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